Modulo Shine DocData Sync v.1.9

DocData specializzata nella logistica nei settori moda, articoli per la casa, beni di consumo e elettrodomestici, hanno più di un decennio di esperienza nella fornitura di servizi end-to-end, aiutando gli esercenti ad aumentare le entrate e di massimizzare la redditività.

Cos'è un modulo Magento?

Un modulo Magento non è altro che un'estensione delle funzionalità del software ecommerce Magento.

Che servizio offre DocData?

DocData offre la possibilità di connettere attraverso dei servizi avanzati il proprio negozio di commercio elettronico con l'intero sistema di workflow amministrativo e di logistica. La Shine Software ha sviluppato il modulo di integrazione del servizio DocData creando un estensione per Magento che consente di effettuare le richieste ai server gestiti dalla DocData.

L'installazione del plugin DocData per Magento è molto semplice. Chiaramente bisogna conoscere la struttura di Magento e le sue principali funzionalità per non incorrere in conflitti con altre estensioni precedentemente installate. In ogni caso è possible contattare un nostro tecnico per chiederne l'installazione e la configurazione.

Come funziona?

DocData richiede un numero variabile di file xml durante la fase di amministrazione del negozio e di acquisto di un prodotto da parte del cliente. Tali file devono essere inviati al server di DocData da Magento. Dopo qualche momento DocData crea dei file di risposta alle richieste effettuate precedentemente. Tali file devono essere letti ed interpretati da Magento generando una serie di operazioni di controllo.

 Il modulo esegue grazie ai cronjob messi a disposizione da un server linux una serie di operazioni pianificate di controllo della presenza dei file di risposta di DocData. Tale operazione viene compiuta ogni 5 minuti. Ad ogni risposta di DocData ne consegue una notifica in Magento.

Operazioni gestite dal modulo

• Invio automatizzato degli Ordini il cui pagamento è avvenuto correttamente (DD_SO)
• Invio Manufacturers/Suppliers nell'archivio di docdata (DD_SUR)
• Invio dei prodotti del catalogo nell'archivio di DocData (DD_AI)
• Controllo dei prodotti importati nell'archivio di docdata (DD_AIR)
• Controllo dello Stock di magazzino (DD_SI)
• Controllo della disponibilità dei prodotti in magazzino
• Controllo degli ordini inviati (DD_SIR)
• Controllo della spedizione degli articoli (DD_SOS)
• Controllo dei resi (DD_RET)

Accedere alla configurazione

Per accedere alla configurazione del modulo è possibile far click nel menù in alto, nell'aria amministrativa: DocData.

Pannello di Configurazione del modulo

Come tutti i moduli/estensioni Magento il modulo DocData della Shine Software offre la possibilità d'impostare tutte le configurazioni relative al comportamento che il modulo deve assumere comodamente da una sezione amministrativa. In particolare bisogna accedere al pannello di controllo di magento con le credenziali amministrative e selezionare dalle voci del menù:

Sistema > Configurazione > Shine Software > Shine DocData Sync

Ecco il pannello:

Invio dei prodotti a DocData

Per inviare i prodotti a DocData bisogna accedere nel pannello di controllo amministrativo di Magento ed in particolare accedere alla lista dei prodotti. Quindi dal menù in alto:

Catalogo > Gestisci Prodotti

Apparirà la lista dei prodotti e bisognerà fare selezionare tutte le caselle di testo relative ai prodotti che si intende inviare a DocData e scegliere dal menù a tendina, sulla destra della griglia:

Send to DocData come mostrato in figura:

Al click del bottone "invia" il modulo invierà tutti i dati xml a DocData via FTP. Le impostazioni FTP per l'invio dei dati deve essere impostata nel pannello di controllo del modulo precedentemete indicato. Le credenziali di DocData vi verranno inviate dalla DocData seguendo due fasi: la fase di test e la fase in produzione. Nel primo caso durante la fase di test DocData ed i suoi consulenti gestiranno tutte le richieste controllando l'esattezza dei dati e confermandovi il corretto invio dei file xml.

Dopo qualche minuto DocData creerà un file in una cartella chiamata outbox che conterrà i file di risposta alle richieste inviate dentro la cartella inbox. Il modulo leggerà il file richiamato dalla procedura di cronjob e lo copierà nella cartella import di Magento. A tal proposito si dovrà creare una cartella chiamata import dentro magento se non ancora presente nel progetto ed applicare i permessi di scrittura da parte del webserver.

Dopo la lettura del file xml il modulo invierà delle notifiche nel pannello di controllo come da figura:

Durante le operazioni pianificate Magento creerà delle notifiche che avviseranno l'esercente durante il workflow operativo. Seguendo il workflow avremo:

• Creazione dell'ordine
• Pagamento dell'ordine
• Shine DocData Sync invia l'ordine ai server di DocData (vedi opzione invio manuale)
• DocData conferma o nega l'ordine in base alla conformità dell'ordine
• DocData acquisisce le generalità del cliente (dati per la spedizione)
• Shine DocData Sync notifica l'esercente dell'avvenuta accettazione dell'ordine
• Creazione della fattura
• Spedizione
• DocData invia una notifica nella cartella outbox indicando se l'ordine è stato spedito indicandone il vettore selezionato da pannello di controllo e l'eventuale tracking number
• Shine DocData Sync notifica l'esercente dell'avvenuta spedizione
• Shine DocData Sync invia una email di conferma della spedizione al cliente con il tracking number ed eventuali note inviate da DocData
• Shine DocData Sync imposta l'ordine in modalità: "Spedito"
• Nota di Credito / Reso
• Alla ricezione della merce da parte di DocData, Shine DocData Sync creerà la nota di credito indicando nell'ordine le quantità rese
• Shine DocData Sync invia una copia via email della nota di credito al cliente
• Shine DocData Sync notifica l'amministratore dell'avvenuta creazione della nota di credito inserendo

Qui di seguito un estratto della lista delle notifiche create in Magento:

Invio Manuale degli Ordini

Al pagamento dell'ordine, Magento invierà si connetterà con DocData ed invierà i dettagli dell'ordine sottoscritto e pagato dal cliente. L'evento è impostato al momento del pagamento da parte del cliente dell'ordine non prima ne dopo. L'evento verra avviato al pagamento dell'ordine da qualsiasi metodo di pagamento automatico (Paypal, POS Virtuali) ad esclusione del bonifico bancario. Qualora l'ordine non venisse inviato per qualsiasi ragione oppure si desidera reinviarlo a DocData, è possibile utilizzare la funzione "Send to DocData" presente nella lista degli ordini. Selezionare gli ordini da inviare e far click su menù a tendina "Send to DocData". Gli ordini verranno inviati al servizio di DocData.

Impostazione Spedizioniere di Default

Nella sezione amministrativa del modulo, dalla versione 1.7 del modulo è stata implementata la funzionalità di impostazione dello spedizioniere personalizzato sulla base dei metodi di spedizione impostati nel negozio. In magento è possibile avere molti metodi di spedizione e per ognuno di essi può essere impostato un metodo di spedizione DocData personalizzato. I metodi di DocData sono:

• Bartolini
• UPS
• UPS Standard
• TBP (to be picked)

Per impostare la personalizzazione del metodo da scegliere sulla base del metodo di spedizione di Magento basta accedere all'area amministrativa del modulo in Sistema > Configurazione > DocData > Carriers ed associare i metodi di spedizione attivi con i corrispettivi riferimenti di DocData. Se un metodo di spedizione non è presente nella lista bisogna controllare se attivo nella sezione della configurazione delle spedizioni. Qualora la spedizione personalizzata non è presente o non è stata impostata verrà scelto il metodo di default di presente nella scheda di configurazione generale.

Impostazione personalizzata prodotti

Qualora non fossero presenti tutti i prodotti nel magazzino di DocData è possibile selezionare solamente i prodotti nell'ordine da voler inviare attraverso il servizio di DocData. Il modulo permette di scegliere i prodotti da inviare a DocData permettendo all'amministratore del progetto di poter controllare il gruppo di prodotti da far spedire da DocData al cliente. E' bene considerare che ogni nuovo richiesta d'invio sovrascrive la precedente. Se l'operazione di invio di un gruppo di prodotti presenti nell'ordine viene eseguita due volte, DocData considererà l'ultima a disposizione.

Impostazione personalizzata spedizioniere

Dopo aver impostato lo spedizioniere di default e gli spedizionieri per tipologia di spedizione è possibile scegliere uno ad ogni invio ordine a DocData. Accedendo nell'area amministrativa di magento e dopo aver selezionato una fattura, è possiibile inviare l'ordine collegato a DocData premendo, come nelle vecchie versioni del modulo, il bottone Send to DocData per inviare lo stream di dati al servizio DocData. Adesso è possibile selezionare uno spedizioniere personalizzato ad ogni invio semplicemente utilizzando un modulo che permette l'amministratore del negozio di scegliere fra i su riportati corrieri/spedizionieri.

Utilizzando l'opzione Automatic Send Order presente nel modulo il sistema utilizzerà il corriere/spedizioniere indicato nel pannello di configurazione del modulo. Qualora la spedizione scelta dall'utente non è stata configurata per essere gestita da uno spedizioniere specifico, verrà usato il corriere di default.

Auto Tracking

Il sistema di Auto Tracking permette al sistema di inserire automaticamente il codice di tracciamento inviato dal servizio Docdata attraverso il file "DD_SOS" (Sales Order Shipment) ed in particolare nel campo TRACKTRACE_NR (pagina 19 documentazione Docdata v.1.2). Il sistema dopo aver impostato il codice di tracciamento invia una notifica al cliente via email.

Lista delle Richieste inviate a DocData

Nella nuova versione 4.9 il modulo registra tutte le richieste formulate a DocData in una pratica griglia dati dove è possibile filtrare le richieste per tipologia o cercare una determinata richiesta via codice d'ordine.

Lista delle Notifiche ricevute da DocData

Tutte le notifiche di DocData vengono registrate, dalla nuova versione in una griglia presente nel modulo che raggruppa per tipologia le risposte alle richieste formulate, mantenendo così uno storico.

Aggiornamento dei Prodotti (Update on Product Edit)

Questa funzionalità permette di avviare una procedura automatizzata di aggiornamento al salvataggio dei dati nella scheda del prodotto attraverso l'invio del file DD_AI a DocData. 

Cancellazione dei Prodotti (Update on Product Delete)

Abilitando questa funzionalità Magento avvierà l'invio del file DD_AI indicando a DocData di cancellare i prodotti alla cancellazione dal catalogo di magento.

Invio Automatico degli Ordini (Automatic Send Order)

Tramite questa opzione è possibile effetuare l'upload di tutti gli ordini automaticamente nei server della DocData al loro effettivo pagamento. Disabilitando tale funzionalità, l'amministratore del sito internet deve obbligatoriamente inviare manualmente uno o più ordini attraverso la funzione Send to DocData presente nella sezione amministrativa degli ordini.

Codice della Nazione (Country Code)

Impostazione del codice della nazione di appartenenza di default.

Attributo EAN Code (EAN Code Attribute)

Impostazione dell'attributo del prodotto che conterrà l'informazione relativa all'EAN dei prodotti inseriti a carrello. Qualora il codice EAN non venga impostato, il modulo creerà un codice EAN casuale per ogni prodotto inviato a DocData.

Metodo di Spedizione (Default Carrier)

Impostazione del metodo di spedizione di default.

Contrassegno - Cash on Delivery Cost (VAT included)

Impostazione del costo standard del Contrassegno. Se un utente seleziona il metodo di pagamento Contrassegno verrà inviato a DocData la preferenza di pagamento applicando il costo comprensivo di tasse indicato in questo campo.

Tutto viene Registrato

Ogni singola operazione del modulo Shine DocData Sync viene registrata costantemente nei file di log di conseguenza qualsiasi anomalia di malfunzionamento e facilmente risolvibile leggendo tutte le operazioni compiute dal programma attraverso i file di log di magento. Per attivare i file di log di magento bisogna accedere all'area amministrativa di magento e far click nel menù in alto:

Sistema > Configurazione > Sistema > Sviluppa

Abilitare i log impostando il parametro Log su "Si". Prima di richiedere qualsiasi assistenza tecnica suggeriamo di controllare tale file ed in caso di bisogno di ulteriore assistenza inviare il file log compresso in un formato zip all'interno della segnalazione che si aprirà.

Dove acquistare il modulo?

Fare click nel seguente link per acquistare il modulo Shine DocData Sync: http://shinesoftware.it/shine-docdata-sync.html

Assistenza Tecnica

La Shine Software offre una consulenza tecnica a pagamento a tutti coloro che trovano difficoltà nell'installazione e nella configurazione.

Dichiarazione di limitazione della responsabilità

Il modulo fornito viene fornito "così com'è" e qualsiasi garanzia (esplicita o implicita), qualsiasi condizione o altro termine di qualsiasi tipo, tra cui, senza restrizioni, qualsiasi garanzia di commerciabilità, idoneità ad uno scopo particolare, non-violazione o titolo, sono escluse in questa sede. In nessun caso la Shine Software o i suoi fornitori saranno responsabili di eventuali danni diretti, indiretti, speciali, incidentali or consequenziali fra cui, senza restrizioni, la perdita di profitti o introiti, il costo di merci sostitutive, la perdita o la corruzione dei dati derivanti dall'uso o dall'incapacità di usare questo sito web o qualsiasi sito ad esso collegato, i danni risultanti dall'utilizzo o dall'affidamento su informazioni o materiali pubblicati su questo sito Web, siano essi basati su garanzia, contratto, torto o qualsiasi altra metodologia legale.

Segnalazione Errori

Per qualsiasi bug utilizzate il sistema di segnalazione degli errori presente in questo sito dopo l'accesso all'area amministrativa.

Ulteriori Informazioni

Il modulo funziona utilizzando l'installazione standard di Magento CE e Professional. Se un utente richiede assistenza tecnica per qualsiasi miglioria, personalizzazione, correzione sulla configurazione verrà applicata una tariffa fissa oraria di 70 euro + IVA. Per qualsiasi chiarimento contattateci via modulo di segnalazione presente nel nostro sito internet. Tutte le modifiche al software Magento potrebbero andare in conflitto con il modulo quindi accertarsi sempre prima di installare ulteriori estensioni di avere sempre una copia di backup di magento e del suo archivio.